هوش تجاری؛ نیازها و پاسخ‌

    شاید کمی اغراق آمیز باشد اگر بگوییم هوش کسب و کار همۀ آن چیزی است که یک مدیر با کفایت برای تصمیم‌گیری در سازمان خود و هدایت آن نیاز دارد. اما اگر سؤال کنیم «به راستی یک مدیر شایسته برای هدایت سازمان خود در مسیر درست به چه چیزهایی نیاز دارد؟»، شاید همۀ آن عواملی که از جنس اطلاعات درست و به هنگام و گزارش‌های دقیق و جزئی باشد، به نوعی از راهکارهای هوش کسب و کار یا BI(1) قابل استحصال باشد. به بیان دیگر، یک مدیر یا کارگروه مدیریتی کارآزموده، هرچه که از اتکا به حدس و گمان و تخمین فاصله گرفته و به سمت هدایت و سازماندهی مجموعه، مبتنی بر اطلاعات درست و جزئی و گزارش‌های دقیق و به موقع حرکت کند، می‌تواند در بزنگاه‌های مهم، تصمیمات اثربخش‌تری اتخاذ کرده، به تبع آن رشد و تعالی بالاتری را برای سازمان خود رقم بزند. نظر به پیچیدگی گاه سرسام‌آور محیط‌های داخلی و خارجی سازمان‌ها که عملاً به معنای پیچیدگی بیشتر در انجام تحلیل‌های سازمانی‌ است، اهمیت در اختیار داشتن منابع قابل اعتماد از اطلاعات روزآمد را در سازمان بیشتر روشن خواهد شد.

با این اوصاف شاید چندان هم اغراق آمیز نباشد اگر یک راهکار مناسب هوش کسب و کار را مهمترین بازوی مدیریت در حوزۀ تحلیل سازمانی بدانیم.

تعریف هوش تجاری یا هوش کسب و کار (BI)

اگر در منابع گوناگون به دنبال تعریف هوش تجاری، هوش کسب و کار یا همان BI باشید احتمالا به عبارت‌هایی از این دست بر خواهید خورد؛ « ... فرایندی مبتنی بر فناوری که برای تجزیه ‌و تحلیل داده‌ها و ارائه‌ی اطلاعاتِ اقدام‌پذیر - Actionable- به‌منظورِ کمک به مدیران اجرایی، مسئولان و دیگر کاربران نهاییِ شرکت‌ها جهت اتخاذ تصمیم‌های تجاری آگاهانه ...» یا « ... استفاده موثر از نرم افزار و خدمات برای انتقال داده ها به منظور تبدیل به اطلاعات عملی است که این اطلاعات عملی منجر به تصمیمات راهبردی واستراتژی های کسب و کار خواهد شد ...»، همچنین « ... مجموعه‌ای از فرآیندها، معماری‌ها و تکنولوژی‌هایی را در بردارد که داده‌های خام را به اطلاعات معناداری تبدیل می‌کنند که عملیات تجاری سودآوری را رقم می‌زنند ...» و تعاریف دیگری از این دست که اغلب نیز به وجهی درست هستند و بخشی از کارکرد و ماهیت این راهکار را توضیح می‌دهند. اما در نهایت اگر قرار باشد به زبان ساده ببینیم BI چیست و چه کاری قرار است برای سازمان ما انجام دهد باید بگوییم هوش کسب و کار مجموعه ابزارهایی است که شبیه حسگرهای رایانه‌ای، اطلاعات جزئی را از زیرساخت‌ها و سامانه‌های مختلف سازمان دریافت می‌کند و پس از پردازش‌ و تحلیل، در قالب گزارش‌های هدفدار، در کوتاهترین زمان در اختیار مدیران مربوطه قرار می‌دهد.

در نهایت BI به شما نمی‌گوید چه بکنید یا چه نکنید! تنها به شما می‌گوید در گذشته چگونه بوده‌اید و حالا چگونه هستید.

هوش کسب و کار یا تجزیه و تحلیل کسب و کار؟

زیاد اتفاق می‌افتد که اصطلاح تحلیل تجاری «Business Analytics» به جای هوش کسب و کار یا BI به کار رود. در واقع تحلیل کسب و کار در معنای اخص آن مفهومی است ناظر بر بررسی و تجزیه و تحلیل داده‌های حوزۀ کسب و کار سازمان اما در مفهوم عمومی‌تر اعم از هوش کسب و کار نیز می‌تواند باشد.

چرا BI؟ چرا هوشمند سازی کسب و کار؟

شاید مهمترین موضوعی که نیاز به زیرساخت‌های هوش تجاری را ملموس می‌کند، مفهوم مزیت رقابتی باشد. قطع به یقین یکی از اهداف کلان هر سازمانی (علی‌الخصوص سازمان‌های غیر دولتی و کسب و کارهای خصوصی) ارتقاء شاخص‌های عملکردی سطوح مختلف سازمان برای پیشی گرفتن هرچه بیشتر از رقباست. برخی دیگر از نتایج پیاده‌سازی یک راه حل مناسب مبتنی بر هوش کسب و کار در سازمان به قرار زیر هستند:

• شتابدهی و بهبود فرایند تصمیم‌گیری،

• بهینه‌سازی فرایندهای داخلی کسب‌وکار،

• افزایش بهره‌وری عملیاتی و

• ایجاد درآمدهای جدید

چنانچه ملاحظه می‌شود گزینه‌های فوق، همگی از جنس رویدادهایی هستند که می‌توانند حرکت یک سازمان را در مسیر رشد در مقایسه با رقبا شتاب ببخشند.

راهکارهای BI همچنین از آنجا که داده‌های خود را از دو طریق انباره‌های اطلاعات تاریخچه‌ای سازمان و نیز سامانه‌های برخط و فعال سازمان به صورت آنی به دست می‌آورند، توأماً دو ویژگی مهم را از خود به نمایش می‌گذارند؛ اولاً با داشتن یک ابزار خوب BI شما قادر خواهید بود روند حرکت سازمان خود را بر مبنای شاخص‌های تعریف شده از زوایای گوناگون بهره‌وری، مالی، تولید و ... بسنجید و تحلیل کنید. ثانیاً به محض بروز هر تغییری در سازمان و چه بسا در خارج از سازمان (بسته به نوع تعریف راهکار و پیاده‌سازی آن در سطح سازمان)، مدیران این امکان را دارند که خیلی سریع با تسلط کافی بر اطلاعات مورد نیازشان و نیز در دسترس داشتن تحلیل‌های لازم، واکنش‌های مناسب و بهنگام را متناسب با تغییرات از خود نشان دهند.

این ویژگی‌ها کمک می‌کند تا مدیران کسب و کار بتوانند کلان روند⁽²⁾های بازار خود را به موقع شناسایی کنند و در جهت سازگار شدن سازمان‌شان با آن کلان روندها قدم‌های مؤثری بردارند.

---------------------------------------------------

 (Business Intelligence  (1

(Market Mega Trends (2

هوش کسب و کار از نظر ساختار

برای معماری یک راهکار هوش کسب و کار می‌توان پنج زیرساختار در نظر گرفت:

منابع داده‌ها ⁽¹⁾

در ابتدا منابع مهمی(پایگاه‌های داده، بانک‌های اطلاعاتی و ابزارهای ذخیره‌ساز داده) که حاوی داده‌های اصلی کسب و کار هستند را شناسایی می‌کنیم و در قالب یک ساختار مناسب مرتب‌سازی می‌نماییم. هدف، ایجاد یک منبع متمرکز از اطلاعات همسان است.

استخراج، تبدیل و بارگذاری ⁽²⁾

برای رسیدن به هدفی که ذکر شد لازم است داده‌های مورد نظر از منابع مربوطه استخراج و به منظور کاربردپذیر شدن‌شان برای سامانه، به مدل‌ها و شکل‌های مناسبی از داده‌ها تبدیل شوند. در این مرحله حتی ممکن است اشکال یا داده‌های غیر استاندارد حذف شوند و در نهایت داده‌های استانداردسازی شده در منبع مورد نظر بارگذاری می‌گردد.

مخزن‌های داده ⁽³⁾

این که انبار‌ه‌ها طوری طراحی شوند که گونه‌های متنوعی از داده در آن قابل جمع باشند، بسیار حائز اهمیت است و شاید بتوان گفت موفقیت یک ابزار هوش کسب و کار تا حد زیادی به خوب اجرا شدن این بخش بستگی دارد.

طراحی و شکل‌دهی به داده‌ها ⁽⁴⁾

تا اینجا ما واقعیت‌های نهفته در فرآیندهای سازمان را در قالب داده‌های استاندارد شده گردآوری کرده‌ایم. اکنون لازم است که پارامترهای مختلف بتوانند در مقایسه با یکدیگر و بعضا در ترکیب با پارامترهای دیگر، اطلاعاتی را تولید کنند که عملاً حاصل فرآوری داده‌های خام سازمان است و می‌تواند موضوع محاسبات و تجزیه و تحلیل مدیران واقع شود.

ارائه‌ ⁽⁵⁾

به نظر می‌رسد همه چیز آماده است و موضوع دیگری باقی نمانده است. اما فوت کوزه‌گری ابزارهای BI قابلیت نمایشی کردن آن‌ها از داده‌ها و گزارش‌های تحلیلی است. قطعاً همۀ ابزارهای هوش کسب و کار در نهایت گونه‌های مختلفی از داده‌ها را با موضوع نقاط قوت و ضعف سازمان، آستانه‌های بحرانی مالی و غیرمالی و تأثیرات هزینه‌ای و درآمدی تصمیمات و روندهای گذشته  ارائه می‌دهند. اما ترفندهای دیداری و نمایشی مناسب می‌تواند در گویا کردن اطلاعات ارائه شده به مدیران نقش کاملاً اساسی داشته باشد. استفاده از نمودارهای متنوع و قیاس‌پذیر به صورت ترکیبی و با قابلیت اختصاصی سازی بالا می‌تواند نمونه‌هایی از این نوع مزیت باشد.

در این تصویر به صورت شماتیک معماری فوق نشان داده شده است.

هوش کسب و کار؛ ترکیب و سازمان

امتیاز برخورداری از یک ابزار یا راهکار BI زمانی کامل می‌شود که کارگروه‌های کارآزموده‌ای از مدیران وجود داشته باشند و بر پایۀ گزارش‌ها و تحلیل‌های به دست آمده از ابزار به اتخاذ تصمیمات به موقع و نهایتاً هدایت صحیح سازمان بپردازند. به بیان دیگر راه حل موسوم به هوش کسب و کار یا هوش تجاری، ترکیبی است از زیرساختهای فنی مناسب و ظرفیت مدیریتی متبحر در حوزه کسب و کار.

تیم‌های هوش تجاری می‌تواند متشکل از مدیران BI شامل تحلیل‌گران کسب و کار و کارشناسان مدیریت داده و نیز مدیران کسب و کار سازمان باشد و نیز مدیران هر بخشی از سازمان -به عنوان ذینفع این راهکار- که لازم است اطمینان حاصل کند که مسیر چیدمان داده و طراحی تحلیل‌ها در جهت پوشش نیازهای سازمانی ایشان به درستی ترسیم شده است.

کارکردها و مزیت‌های هوش کسب و کار

چنانچه اشاره شد بزرگترین مزیت هوش کسب و کار یا BI این است که مزیت رقابتی سازمان را در مقابله با رقبا ارتقاء می‌دهد. اما BI کارکردها و مزایای دیگری نیز دارد که در زیر به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• انتخاب مبالغ درست برای قیمت‌ها به منظور افزایش فروش
• بهینه کردن سازمان از لحاظ هزینه‌ها
• تسریع فرآیند تصمیم گیری در بدنۀ مدیریتی سازمان
• ترسیم دورنمای بازار با دقت مناسب
• استخراج روندها و جهت‌گیری‌های کسب و کاری سازمان‌های دیگر
• بالا بردن راندمان سازمان و افزایش منافع مالی
• جلب رضایتمندی بیشتر از ذی‌نفعان
• ساده و سریع کردن دسترسی به گزارش‌های مورد نیاز به شکل گویا
• شناسایی به موقع نقاط قوت و ضعف و تحلیل آن‌ها

چنانچه ملاحظه می‌شود، هرچه یک مجموعه در فرهنگ سازمانی خود بیشتر موفق شده باشد که فرآیندهای سازمانی را مطابق واقعیت‌های سازمان، طراحی و تعریف کند و به عبارتی توانسته باشد سازمان خود را مدیریت‌پذیرتر نماید، می‌تواند بهرۀ بیشتری از راهکارهای هوش کسب و کار داشته باشد و شاید بتوان گفت یک ابزار خوب BI دقیقاً حلقۀ مفقودۀ چنین سازمانهایی در مسیر رشد و تعالی سازمانی است.

زیرسامانه‌ها و اقسام هوش کسب وکار؛ BI

هوش کسب و کار را بایستی در قامت یک راهکار جامع دید و بررسی کرد. اما این راهکار جامع، برای تأمین اهداف و مزایایی که پیشتر برای آن‌ برشمرده شد، از زیرسامانه‌های کاربردی، تحلیلی و ... متعددی بهره می‌برد که هر کدام بخشی از مأموریت کلی راهکار را بر عهده می‌گیرند. ابزارهای هوش تجاری بسته به رویکردهایی که دنبال می‌کنند، زیربرنامه‌های مختلفی را استفاده می‌کنند.

همچنین ابزارهای BI گونه‌های متنوعی دارند که این گوناگونی ابزارها خود موجب شده است که این زیرساخت‌ها قادر باشند تا داده‌های متنوعی را دریافت و ترکیب کنند. در زیر به چند نمونه اشاره می‌کنیم:

• زیرساخت‌های آنالیز و جستجوگر تک منظوره ⁽¹⁾ ،
• گزارش‌ساز⁽²⁾ ،
• تحلیل‌گر آنلاین ⁽³⁾ ،
• هوش کسب و کار برای موبایل ⁽⁴⁾ ،
• هوش کسب و کار آنی ⁽⁵⁾ _،
• هوش کسب و کار عملیاتی ⁽⁶⁾ ،
• هوش کسب و کار بر پایۀ سرویس ابری نرم افزار به عنوان سرویس ⁽⁷⁾ ،
• هوش کسب و کار متن باز⁽⁸⁾ ،
• هوش کسب و کار مبتنی بر همکاری ⁽⁹⁾ و
• هوش کسب و کار مبتنی بر موقعیت مکانی

همچنین می‌توان از ماژول‌هایی مثل نرم افزارهای ترسیم داده ⁽¹⁰⁾ نام برد که به نمایشی کردن آمار و اطلاعات قابل ارائه در قالب نمودارهای مختلف کمک می‌کنند. این ابزارها قابلیت ساخت داشبوردهای مدیریتی را که از امکانات مهم راهکار است را فراهم می کنند. این بخش شاید بی اغراق مهمترین عاملی باشد که ورود راهکارهای هوش کسب و کار را از اتاق متخصصین معماری و تحلیل داده بر روی میزکار مدیران غیرفنی میسر نموده است.

[عکس-داشبورد نمودار و درجه و گراف دایره ای و ...]

از جملۀ دیگر بخش‌هایی که امکانات تحلیلی پیشرفته‌تری به برنامه می‌بخشد، می‌توان به زیرسامانه‌های زیر اشاره کرد:

• داده‌کاوی ⁽¹¹⁾،
• تحلیل پیش‌بینی‌کننده ⁽¹²⁾
• متن‌کاوی⁽¹³⁾،
• تحلیل آماری و
• تحلیل کلان‌داده‌ها

اغلب تیم‌های حرفه‌ای داده و تحلیل آماری و مدل‌سازی‌ ساختار داده پروژه‌های تحلیل پیشرفته را پیش می‌برند و معمولاً مدیران هوش کسب و کار بر روی تحلیل خروجی‌های کلان‌تر و نتایج ساده‌تر متمرکز می‌شوند. معماری داده‌ها معمولاً به گونه‌ای خواهد بود که یک انبار دادۀ ⁽¹⁴⁾ مرکزی برای کلیه داده‌ها طراحی و اجرا می‌شود. همچنین طراحی می‌تواند به گونه‌ای باشد که داده‌های مربوط به هر زیربخش در پایگاه‌ها⁽¹⁵⁾ی کوچکتری ذخیره ‌شوند. علاوه بر این سیستم‌های هدوپ ⁽¹⁶⁾ نیز در معماری هوش کسب و کار به منظور پایگاه داده و نیز بستر تجزیه و تحلیل داده‌های BI سهم به سزایی یافته‌اند.

هوش کسب و کار و بزرگ داده‌ها ⁽¹⁾

از یک دیدگاه می‌توان گفت که ابزارهای BI یا هوش تجاری، عملاً به عنوان واسط کاربری برای کلان‌داده‌ها استفاده می‌شوند. بک‌اِندهای قابل انعطاف و رابط کاربری کاربرپسند می‌تواند ابزار BI را به عنوان واسطی ایده‌آل برای بزرگ‌داده‌ها معرفی نماید؛ منابعی مثل پایگاه‌های داده، سیستم‌های هدوپ، زیرساخت‌های ابری و غیره که عملاً به صورت کاملاً یکپارچه کاربرد پذیر خواهند شد. این موضوع خود یکی از شاه‌کلیدهای راهگشا در امر همگانی شدن استفاده از نتایج کلان داده‌هاست. به یاد بیاوریم که تا همین سال‌های اخیر استفاده از این دست داده‌ها انحصاراً در اختیار کارشناسان خبرۀ حوزۀ معماری داده بود!